Výzva k podání nabídek (dále jen „zadávací dokumentace“)

Zadavatel:

Název zadavatele:                            VaK Bruntál a.s.

Sídlo zadavatele:                              Bruntál, tř. Práce 1445/42, PSČ: 792 01

IČ:                                                     47675861

DIČ:                                                  CZ47675861

Osoba oprávněná jednat ve věcech smluvních:         

                                                         ing. ŠTĚPÁN KOVÁŘ, předseda představenstva

                                                         Ing. Stanislav Moškoř, člen představenstva

Osoba oprávněná jednat ve věcech technických:                  

                                                         Monika Janáčková, vedoucí ekonomického útvaru

Zadavatel si Vás dovoluje vyzvat k podání cenové nabídky na akci:

VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ – Informační systém – VaK Bruntál a.s.

1           Údaje o uchazečích

Uchazeč je povinen vyplnit přílohu č. 1 – Krycí list, této zadávací dokumentace.

2           Vymezení předmětu plnění veřejné zakázky

Jedná se o veřejnou zakázku na dodávky.

Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu dle zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen „ZZVZ“), která není zadávána postupy podle ZVZ. Zadavatel však při zadávání bude dodržovat zásady uvedené v § 6 ZZVZ. Zadávací řízení nepodléhá ZZVZ

Předmětem zadávacího řízení je návrh, dodávka a implementace informačního systému, komplexně zabezpečujícího technické i administrativní činnosti společnosti VaK Bruntál a.s. Cílem inovace je vytvoření nového centralizovaného a zabezpečeného systému podpory práce.

2.1 Zpracování analýzy procesů a podmínek realizovatelnosti v systému

Analýza procesů jako výstup první fáze projektu bude základním dokumentem, podle něhož bude upřesněn rozsah vlastní dodávky informačního systému, včetně časového harmonogramu a dílčího finančního plnění. Konečná podoba dokumentu podléhá akceptaci zadavatele.

2.2 Dodávka nového serveru

Součástí výběrového řízení je i dodávka nového serveru, včetně vizualizace.

Dodaný server musí splňovat minimálně následující parametry:

2.3 Dodávka aplikačního programového vybavení

Dodání a instalace požadovaného počtu licencovaného software.

Programové vybavení musí zajistit nadstandardní podporu všech činností ve vodárenské společnosti VaK Bruntál a.s., a to ve skupinách procesů:

• Účetnictví

Podvojné účetnictví

Definovatelné účetní sestavy

Rozpouštění a přeúčtování nákladů

Tvorba rozpočtů

•  Finance

Finance

Závazky

Banky

DPH

Evidence pohledávek a závazků

Pokladny

Periodická fakturace výkonů a služeb

Generování upomínek a penalizací

Inkasní platby

• Nákup a prodej

Základní prodej a nákup

Ceníky a slevy

Prodejní smlouvy

Evidence vydaných objednávek

Rezervace zboží

Komunikace a registr smluv

• Údaje o obchodních partnerech

Evidence obchodních partnerů

Monitoring insolvenčního rejstříků

• Skladové hospodářství

Evidence vedení skladů (včetně konsignačních)

Číselníky zboží

• Personalistika a mzdy

Evidence zaměstnanců

Organizační a řídící struktura

Evidence ochranných, pracovních a mycích pomůcek

Plánování školení a certifikací

Evidence docházky zaměstnanců

Účtování mezd a zákonných odvodů

Vyplácení zálohy na mzdy

Elektronické zasílání výplatních lístků

• Systémové funkce

Systémové jádro

Přístupová práva

• Vodárenství

Evidence smluv pro vodárenství

Evidence měřidel (vodoměrů) pro vodárenství

Evidence odečtů měřidel pro vodárenství

Fakturace odečtů pro vodárenství, včetně vyúčtování poskytnutých záloh

Tvorba kalkulací vodného a stočného

• Majetek

Evidence a účtování majetku

Výpočet odpisů

Inventarizace majetku

Hromadné změny majetku

Detailní požadavky budou upřesněny v rámci analýzy procesů.

Veškeré uživatelské prostředí informačního systému bude v CZ jazyce.

2.4 Implementace systému podle schválené Analýzy procesů

Implementace proběhne v několika fázích:

• Dodávka a instalace centrálního serveru
• Instalace databáze a aplikací nového informačního systému
• Nastavení parametrů informačního systému
• Provedení všech dostupných importů dat ze stávajících evidencí a databází do nového systému. Vybranému uchazeči budou předána data ve struktuře dle požadavku vybraného uchazeče
• Zaškolení uživatelů
• Ověřovací provoz, kontrola splnění potřeb zadavatele, akceptace a převzetí systému

2.5 Zajištění systémové podpory po uvedení systému do provozu

Rozpis potřebných služeb po uvedení systému do provozu s uvedením jejich cen:

• Údržba SW (aktualizace a rozvoj systému, . . .)
• Uživatelská podpora (telefonní a jiná – navrhněte vhodnou úroveň služeb pro dodaný IS)

3           Hodnota veřejné zakázky

Předpokládaná nabídková cena za celý předmět plnění je 1.400.000 Kč bez DPH.

4           Termíny a místo plnění zakázky

Termín dodání bod 2.1 maximálně do dvou měsíců od podpisu smlouvy.

Termín dodání bod 2.2., 2.3, 2.4, 2.5 ve dvou fázích, a to 1. fáze maximálně do 31.12.2020 a 2. fáze maximálně do 30.4.2021

Místem plnění bude sídlo zadavatele, tj. tř. Práce 42, 792 01  BRUNTÁL

5           Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů uchazeče:

5.1       Základní kvalifikační předpoklady

Profesní kvalifikační předpoklady uchazeč prokáže předložením:

1. výpisu z obchodního rejstříku, či výpisu z jiné evidence, pokud je v ní zapsán, v prosté kopii, výpis nesmí být starší více než 90 dnů ke dni konce lhůty pro podání nabídek.
2. oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícímu plnění zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licence a to v prosté kopii.

5.2       Technické kvalifikační předpoklady

Technické kvalifikační předpoklady uchazeč prokáže tím, že doloží minimálně 4 realizované zakázky obdobného finančního rozsahu za poslední 4 roky u vodárenských společností, které spravují minimálně 5 tisíc odběrných míst. U jednotlivých zakázek uvede cenu, datum a název společnosti a kontakt na zaměstnance, pro ověření uvedených údajů

6           Zadávací podklady

Podkladem pro vypracování cenové nabídky je tato zadávací dokumentace a její přílohy

6.1       Změna podmínek zadávací dokumentace

Zadavatel si vyhrazuje právo na změnu nebo úpravu podmínek stanovených zadávací dokumentací, a to buď na základě žádostí uchazečů o vyjasnění zadávací dokumentace, nebo z vlastního podnětu. Změnu obsahu zadávací dokumentace zadavatel oznámí všem uchazečům o veřejnou zakázku, prostřednictvím webových stránek zadavatele.

6.2       Dodatečné informace

Žádosti o poskytnutí dodatečných informací ze strany uchazečů musí být doručeny e-mailem zástupci zadavatele (telefonické dotazy nebudou akceptovány!). E-mail bude zasílán na adresu vakbruntal@vakbruntal.cz a v předmětu e-mailu bude uvedeno „Žádost o doplňující informace k Informačnímu systém – VaK Bruntál a.s.“

Zadavatel přijme žádosti o dodatečné informace, pokud mu budou doručeny nejpozději do čtyř (4) pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel poskytne dodatečné informace nejpozději do dvou (2) pracovních dnů po doručení žádosti. Dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, doručí zadavatel na e-mailovou adresu

7           Technické podmínky

Služba a dodávky musí ve všech ohledech splňovat požadavky technické specifikace stanovené ve smlouvě a být v souladu se zpracovanou prováděcí dokumentací. Dílo bude realizováno v souladu s platnými zákony ČR a ČSN a dle závazných a doporučených předpisů a metodik.

Služba a dodávky musí plně vyhovovat technickým podmínkám obsaženým v zadávací dokumentaci a musí být v souladu s plány, s množstevními údaji, mírami a pokyny.

Technické podmínky stanoví zadavatel odkazem na následující dokumenty podle uvedeného pořadí:

• české technické normy přejímající evropské normy nebo jiné národní technické normy přejímající evropské normy,
• evropská technická schválení,
• obecné technické specifikace stanovené v souladu s postupem uznaným členskými státy Evropské unie a uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie,
• mezinárodní normy, nebo
• jiné typy technických dokumentů než normy, vydané evropskými normalizačními orgány.
• pokud se v zadávací dokumentaci vyskytnou obchodní názvy některých výrobků nebo dodávek, případně jiná označení mající vztah ke konkrétnímu dodavateli, jedná se o vymezení předpokládaného standardu a uchazeč je oprávněn navrhnout jiné, technicky a kvalitativně srovnatelné řešení. V nabídce pak musí na tuto skutečnost uchazeč upozornit, popsat tu část, kde toto jiné řešení použil a prokázat vymezením technických parametrů řešení, které použil, že jím navržené materiály nebo výrobky jsou technicky a kvalitativně srovnatelné nebo lepší.

Nabídka informačního systému musí splňovat následující kritéria a požadavky:

• Udržitelnost systému – garance vývoje na dalších minimálně 10 let
• Preferovaná třívrstvá architektura klient-server
• Systém musí splňovat požadavky stanovené českou legislativou.
• Podpora OLAP, generování dat pro kontingenční tabulky (Excel), možnost napojení na Business Inteligent – manažerská nadstavba pro analýzy provozních dat
• Napojení na výkazy pro finanční úřad, sociální a zdravotní pojištění
• Jednotný číselník obchodních partnerů
• Integrace insolvenčního rejstříku
• Elektronická fakturace, QR platby + garance QR faktur
• Podpora osobního a veřejného certifikátu
• Podpora odesílání a příjem SMS (T-mobile, O2)
• Podpora zákaznického portálu
• Podpora inkasních a SIPO plateb
• Zkušenosti a odborné znalosti pro zajištění konverze dat ze stávajících systémů
• Podpora novějších verzí IS na základě pravidelného vývoje
• Podpora exportů dat do běžných kancelářských aplikací (Microsoft Office)
• Integrace všech souvisejících procesů v jednom databázovém a aplikačním prostředí běžícím na MSSQL serveru
• Podpora uživatelských oprávnění minimálně na úrovni zápis/čtení/zákaz pro jednotlivé logické celky IS s propadem až na jednotlivé záznamy v IS
• Uživatelsky upravitelné tiskové sestavy
• Možnost definice metodických postupů k jednotlivým formulářům IS (např. metodické návody použití konkrétního formuláře s návazností na hlavní proces)
• Možnost úpravy funkcí systému dle individuálních podmínek společnosti
• Možnost integrace zákaznického portálu
• Evidence účetních dimenzí (hospodářských úseků, středisek)
• Podpora napojení na systém GIS (výhledově)
• Podpora odečtových technologií – elektronické odečty (výhledově)
• Automatická tvorba upomínek a možnost jejich rozesíláním formou emailu (příp. sms)
• Přehledné řízení reklamací
• Výpočty dohadných spotřeb
• Podpora zálohových plateb
• Statistika spotřeb pro povinné výkazy

8           Požadavky na jednotný způsob zpracování cenové nabídky

• Nabídka bude zpracována v českém jazyce v písemné formě, podepsána oprávněným zástupcem uchazeče.
• Nabídka bude odevzdána ve vytištěné, pevně spojené podobě tak, aby bylo zabráněno ztrátě či výměně jednotlivých listů nabídky. Veškeré části nabídky budou po spojení tvořit jeden celek. Takto spojená nabídka bude opatřena přelepkou s razítkem. Strany budou očíslovány.
• Nabídka nebude obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. Nabídka uchazeče se podává písemně v uzavřené obálce. Tato obálka bude zřetelně označena nápisem: „NEOTEVÍRAT – Informační systém – VaK Bruntál a.s.“. Na obálce musí být uvedena zpáteční adresa, na kterou je možné zaslat oznámení o pozdním podání nabídky.
• Nabídka bude předložena v jednom originálním vyhotovení a v jedné kopii (originál svazku musí být označen na titulní straně: „ORIGINÁL“, kopie nabídky jako „KOPIE“).
• Rozhodnutí o výběru dodavatele předmětu plnění bude zveřejněno prostřednictvím dopisu zaslaného na adresu uchazeče.

9           Struktura podané nabídky

Nabídka bude zpracována v následující struktuře.

Krycí list nabídky

Pro zpracování Krycího listu nabídky uchazeč závazně použije vzor Krycího listu nabídky 1 a 2 (tvoří přílohu č. 1 této zadávací dokumentace) a chybějící požadované údaje do něj doplní. Takto vyplněný Krycí list nabídky podepíše a vloží jako první list do nabídky.

Celková nabídková cena uvedená v Krycím listu bude obsahovat veškeré náklady na splnění zakázky za celou dobu plnění veřejné zakázky. Celková nabídková cena bude stanovena jako cena „nejvýše přípustná“.

Doklady prokazující kvalifikaci

Požadavky na prokázání kvalifikace v sekci 5 zadávací dokumentace.

Nabídková cena

Nabídková cena musí být uvedena jako cena nejvýše přípustná, včetně dopravy do místa plnění a dalších vedlejších nákladů v celkovém členění bez DPH a s DPH.

Uchazeč odpovídá za kompletnost poskytovaných činností a je povinen i veškeré činnosti, které nejsou výslovně uvedeny a souvisí s předmětem plnění, zahrnout do ceny. Nabídková cena musí být platná až do celkového dokončení díla.

Nabídková cena musí být platná pro zhotovení celého díla dle specifikace.

Cenová kalkulace musí být komplexní. Musí tedy obsahovat i případné subdodávky potřebného základního software.

Nabídková cena bude uvedena v následující struktuře

1. Vypracování Plánu implementace

Cena za vypracování Analýzy procesů

2. Implementace nabízeného IS pro Zadavatele

Celková nabídková cena bude obsahovat licence pro 8 současně pracujících uživatelů.

Celková cena implementace včetně vedení projektu pro jednotlivé skupiny procesů, přičemž bude uvedeno:

Počet „člověkodní“ (1 „člověkoden“ = 8 hod. práce):

Cena „člověkodne“:

Celková cena importů dat:

Celková cena školení a podpory uživatelů v předpokládaném rozsahu 20 člověkodní:

Maximální cena dalších souvisejících nákladů (doprava, náhrada za ztrátu času na cestě):

3. Dodávka nového serveru

Celková cena za dodávku a zprovoznění serveru, včetně vizualizace:

Návrh kupní smlouvy o dodávce zboží a služeb

Součástí nabídky bude návrh Smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, a to ve dvou vyhotoveních. Přiložený návrh smlouvy musí obsahovat veškeré relevantní podmínky uvedené v této výzvě k podání nabídky.

10       Místo a doba pro podání nabídek a otevírání obálek

Lhůta pro podání nabídek počíná běžet dnem následujícím po dni zahájení řízení a končí dnem 9.10.2020 v 10:00 hod. Všechny nabídky musí být doručeny zadavateli před skončením lhůty pro podání nabídek.

Nabídky se podávají na doručovací adrese zadavatele.

Při podání nabídky poštou nebo jiným veřejným přepravcem se za okamžik podání nabídky považuje její fyzické převzetí podatelnou zadavatele na adrese výše uvedené.

Otvírání obálek proběhne dne 9.10.2020 v 13,00 hod.

11       Obchodní a platební podmínky

Splatnost faktur zadavatel požaduje 21 dní od vystavení.

Zadavatel požaduje sankci na dodání díla min. 0,05 % z ceny díla, za každý den prodlení.

12       Hodnotící kritéria

Hodnocení nabídek, bude prováděno podle základního hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky, v souladu s následujícími dílčími hodnotícími kritérii s určením vah:

• Celková nabídková cena bez DPH                                                                   80%

• Celkový počet a kvalita obdobných referenčních zakázek                        20%

Kritérium: Celková nabídková cena bez DPH

V rámci tohoto kritéria uchazeč předloží nabídkovou cenu. Hodnotí se celková nabídková cena v Kč bez DPH za celý předmět plnění. Nejlépe bude hodnocena nejnižší nabídková cena bez DPH.

Způsob hodnocení: dle níže popsaných vzorců

Vzorec 1.: Počet bodů  =       ( 100 / hodnota nabídky ) x hodnota nejnižší nabídky

Celkové body za dílčí kritérium použité pro hodnocení nabídky – vzorec 2.

Vzorec 2.: Celkový počet bodů za kritérium = Počet bodů x 0,8

Pozn.: 0,8 = 80% váha kritéria

Kritérium: Referenční zakázky

Podkladem pro hodnocení budou doložené referenční zakázky realizované pro provozovatele vodohospodářské infrastruktury.

Způsob hodnocení: V rámci tohoto hodnocení bude nabídce s nejvyšší počtem uznaných referencí přiřazeno 100 bodů. Ostatním nabídkám bude přiřazeno takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění tohoto kritéria, ve vztahu k nabídce s nejvyšší bodovou hodnotou.

Vzorec:     Celkové body za dílčí kritérium = součet udělených bodů komisí x 0,2

Pozn.: 0,2 = 20% váha kritéria

13       Závěrečná ustanovení

• Zadavatel může zrušit zadávací řízení kdykoliv před podpisem smlouvy bez udání důvodu.
• Náklady na vypracování nabídky zadavatel nehradí. Předložené nabídky zadavatel nevrací.
• Zadavatel nepřiznává uchazeči právo na náhradu nákladů spojených s účastí v zadávacím řízení. Rovněž zadavatel nepožaduje poplatky za to, že se uchazeč může o veřejnou zakázku ucházet.
• Zadavatel nepřipouští varianty nabídek.
• Vítězný dodavatel má povinnost spolupůsobit při výkonu kontroly dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě.
• Námitky nejsou přípustné.
• Zadavatel si vyhrazuje právo před rozhodnutím o výběru nejvhodnější nabídky ověřit skutečnosti deklarované uchazečem v nabídce a vyloučit nabídku uchazeče v případě zjištění, že v ní uchazeč uvedl nepravdivé, neúplné či zkreslené údaje
• Zadavatel si vyhrazuje právo vyžádat si od uchazeče písemné zdůvodnění případné mimořádně nízké nabídkové ceny
• Zadavatel si vyhrazuje právo požadovat doplňující informace či vysvětlení k podané nabídce uchazeče
• Výběrem nejvhodnější nabídky uchazeči nevzniká právní vztah, zadavatel si vyhrazuje právo jednat o smlouvě a upřesnit její konečné znění
• Zadavatel si vyhrazuje právo kdykoliv během výběrového řízení zakázku zrušit bez náhrady
• Při zrušení zakázky nevzniká uchazeči právo na jakoukoli úhradu spojenou s výběrovým řízením

Přílohy:

Příloha č. 1.: Krycí list nabídky

                                                                                                                 V Bruntále dne 18. 9. 2020

                                                                                                                 Monika Janáčková

                                                                                                                              Vedoucí ekonomického úseku

Dokument ve formátu PDF stáhnete kliknutím na odkaz ZDE